Tamer YENİEL
İSG Profesyoneli
Akredite İSG Eğiticisi
A Sınıfı İGU
Sistem Mühendisi
ONAYLI DEFTER NASIL YAZILMALIDIR?
(21 MART 2023)
Onaylı defteri çalışma hayatımızda “Tespit ve
Öneri Defteri” olarak biliriz. Kırtasiyelerde ve dijital mağazalarda bu isimle
satılır. Ama bu defterin hukuki ismi ONAYLI DEFTERDİR. Genellikle işverenlerin
önemini ve iş sağlığı ve güvenliği (İSG) çalışanlarının da uygun şekilde
yazmayı bilmediği bu defter hukuki değeri olan bir evraktır. Bu sebepten güzel
Türkçemizin dilbilgisi kurallarına uygun şekilde ve İSG mevzuatında da yer
bulacak bir anlamla yazılmalıdır. Öncelikle onaylı defteri tanıyarak işe
başlayalım.
Onaylı defter: İşyeri hekimi ve iş güvenliği
uzmanı tarafından yapılan tespit ve tavsiyeler ile gerekli görülen diğer
hususların yazıldığı, seri numaralı ve sayfaları bir asıl iki kopyalı şekilde
düzenlenmiş her işyeri için tek olan defteri ifade eder. Onaylı defter
işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri veya noterce her
sayfası mühürlenmek suretiyle onaylanır. Onaylı defter yapılan tespitlere göre
iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ile işveren tarafından birlikte veya ayrı
ayrı imzalanır. Onaylı deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ
edilmiş sayılır.Onaylı defterin asıl
sureti işveren, diğer suretleri ise iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi
tarafından saklanır. Defterin imzalanması ve düzenli tutulmasından işveren
sorumludur. Teftişe yetkili iş müfettişlerinin her istediğinde işveren onaylı
defteri göstermek zorundadır. Ortak sağlık ve güvenlik birimlerince (OSGB)
görevlendirilen işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından saklanması
gereken onaylı defter suretleri ortak sağlık ve güvenlik birimi arşivinde
tutulur ve istenmesi halinde denetime yetkili memurlara gösterilir.
İşyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı, görevlendirildiği
işyerinde yapılan çalışmalara ilişkin tespit ve tavsiyeleri ile görevlerine
ilişkin hususlara ait çalışmalarını ve gerekli gördükleri diğer hususları
onaylı deftere yazarlar. (1) Mevzuatımızda onaylı deftere ilişkin geçen
hususlar bunlardır. Özellikle onaylı deftere yazılan hususların işverene tebliğ
edilmiş sayılacağı ve onaylı defterin düzenli tutulmasından işverenin sorumlu
olduğu hususları önem arz etmektedir.
Bu defterin nasıl yazılacağına geçmeden önce iş
mahkemelerinde görülen iş kazası davalarında yapılan büyük bir hatayı da
iletmekte fayda görüyorum. Mahkeme tarafından atanan bilirkişilerin
hazırladıkları raporlarda, onaylı defterin varlığı araştırılmadan iş güvenliği
uzmanları tespit ve önerilerde bulunmadıkları yönünde kusurlu bulunmaktadırlar.
Bu trajikomik değerlendirmeleri yapan bilirkişilerin, iş güvenliği uzmanı
olması ise oldukça düşündürücüdür. Çok basit bir mantıkla olmayan bir defterin
yazılmasının imkânı yoktur. Ayrıca tespit ve önerilerin başka bir dokümanla
gösterilmesi ve raporlanması da mümkünken, çoğu zaman bunu bile araştırma
yoluna gitmeyerek ve sanki onaylı defterin iş yerinde bulundurulma ve
düzenlenme sorumluluğu iş güvenliği uzmanına aitmişcesine raporların
düzenlenmesi çok can sıkıcıdır.
Pratik çalışma hayatında yaşanan bu tür sıkıntıları bir
yana bırakarak şimdi konumuza dönelim. Onaylı defteri nasıl yazmalıyız? Bununla
ilgili etik kurallar var mıdır? Ne kadar sürede bir yazmalıyız? Yazınca İSG
personelinin tüm sorumluluğu ortadan kalkıyor mu? Bu soruların cevabını hem
mevzuatımızda hem de tecrübe ve deneyimlerimizde arayacağız.
Onaylı Defter Ne
Kadar Sürede Bir Yazılmalıdır?
Mevzuatımızda onaylı defterin ne kadar bir süre aralığında
yazılması gerektiği belirtilmemiştir. Sadece düzenli tutulmasından ve
imzalanmasından işverenin sorumlu olduğu belirtilmektedir. Ayrıca iş sağlığı ve
güvenliği genel müdürlüğünün yayınlamış olduğu OSGB Hizmet Yönetim Rehberi
Kontrol Listesinde (4)OSGB’lerin hizmet sundukları işyerleri için kullanılacak
kontrol formu yayınlanmıştır. Kontrol formundaki sorulardan biri de “Onaylı
defter suretleri her işyeri ziyaretinde iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi
tarafından düzenli olarak tutuluyor mu?” sorusudur.
Eğer kontrol formundaki bu soruyu esas alırsak iş
yeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı iş yerini her ziyaret edişinde onaylı
defteri yazması gerekmektedir. Ama eğer tam zamanlı görev yapıyorlarsa, yani
devamlı iş yerinde görev yapıyorlarsa iş yeri yönetiminin benimseyeceği bir
zaman aralığında onaylı defterin yazılması gerekecektir. Tüm bu hususlara
rağmen onaylı defterin ayda en az bir defa yazılması gerektiğini, böylelikle en
az aylık bazda isg faaliyetlerinin kayıt altına alınmasının uygun olduğunu
değerlendiriyorum.
Onaylı Defter Etik
Olarak Nasıl Yazılmalıdır?
İş sağlığı ve
güvenliği profesyonellerinin, çalışan, işveren, toplum, halk sağlığı ve sosyal
güvenlik ve adalet makamları gibi diğer kurumlara karşı karmaşık ve kimi zaman
çalışma yaşamındaki bu taraflar nedeniyle birbiriyle çelişen sorumlulukları
vardır. Mevzuat gereği kurulan İSG hizmet birimlerindeki artış sonucu, İSG
alanında çalışanların sayılarında büyük bir artış yaşanmıştır. Tüm bu
nedenlerden dolayı uluslararası bir İSG etiğinin oluşması şarttır. Şu an bu
eksikliği ICOH (İş Sağlığı Uluslararası Komisyonu Genel Sekreterliği)
tarafından yayınlanmış ve en son 2002 yılında güncellenmiş olan, “İş Sağlığı
Profesyonelleri İçin Uluslararası Etik Kurallar” rehberi (5) gidermektedir.
Bu rehberi onaylı defteri nasıl yazmalıyız sorusuyla incelediğimiz zaman, İSG profesyonellerinin, işverenlerin iş sağlığı ve güvenliği alanındaki sorumluluklarını yerine getirmelerinde olduğu gibi, işçilerin işe ilişkin sağlıklarını koruma ve destekleme konusunda da yeterli ve dürüst önerilerde bulunmalarının ve bulundukları yerlerde, güvenlik ve sağlık kurulları ile doğrudan ilişkide bulunmayı sürdürmeleriningerektiği hususunun aradığımız cevabı karşıladığını söyleyebiliriz.
Şöyle ki; İSG profesyonellerinin yeterli ve dürüst
önerilerde bulunabilmeleri için İSG kurullarıyla ve dolayısıyla işverenle
doğrudan ilişkide bulunmaları gerekmektedir. Yani tespit ve öneri yaparken
mutlaka çalışan katılımı sağlanmalı ve işveren ile yüz yüze görüşülmelidir.
Doğrudan bir ilişki kurulması demek sözlü bir iletişim kurulması manasına
gelir.
O zaman sorumuza rahatlıkla şu cevabı verebiliriz.
İSG profesyonelleri onaylı deftere yazacakları tespit ve önerileri çalışanlar
ve işverenle görüşerek belirlemeli ve üzerinde mutabık kaldıkları tespit ve
önerileri onaylı deftere yazmalıdırlar. Yani sadece mevzuat bilgisiyle, işveren
ve çalışanların haberi olmadan, iş yerinin önleme politikasına aykırı ve tek
taraflı tespit ve önerilerin onaylı deftere yazılması İSG etiğine aykırıdır
diyebiliriz.
Onaylı Defteri Nasıl
Yazmalıyız?
İşyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanlarının,
görevlendirildikleri işyerinde yapılan çalışmalara ilişkin tespit ve
tavsiyeleri ile görevlerine ilişkin hususlara ait çalışmalarını ve gerekli gördükleri
diğer hususları onaylı deftere yazabilecekleri önceden de belirttiğimiz üzere
mevzuatımızda (2,3) yer almaktadır. Burada onaylı deftere yazılabilecek üç
husus aşağıda belirtilmiştir.
Ø İş yerinde yapılan çalışmalara ilişkin tespit ve tavsiyeler
Ø Görevlerine ilişkin hususlara ait çalışmalar
Ø Gerekli gördükleri diğer hususlar
Bu hususları incelediğimiz zaman, onaylı deftere
sadece tespit ve öneri defteri demek haksızlık olacaktır. Görüldüğü üzere
sadece tespit ve tavsiyelerin değil, İSG profesyonelinin uygun göreceği
hususlar ve çalışmaların da onaylı deftere yazılması gerekmektedir. Tabii ki bu
kayıt altına alma işlemi, sorumluluktan kurtulma içgüdüsüyle her şeyin
yazılması anlamına gelmemektedir.
İSG yönetim sistemi, her işyerinin önleme
politikasına uygun oluşturulacak yeterli bir kayıt sistemini bünyesinde
barındırır. Onaylı deftere yazarken bu kayıt sistemine atıflarda bulunarak kısa
ve öz önermeler kullanılabilir. Örnek olarak; görev yaptığınız iş yerinde
işverene aylık olarak tespit ve önerilere ilişkin yazılı bir raporlama
yaptığınızı farz edelim. Onaylı deftere, “…… tarihli ….. sayılı İSG faaliyet
raporu ile işveren ….. beye/ hanıma …..adet tespit önerileriyle birlikte
sunulmuştur.” şeklinde yazmak oldukça uygun ve şıktır. Yani tespitlerinizi ve önerilerinizi
uzun uzun yazma zahmetinden böylelikle kurtulmuş oluyorsunuz.
Bununla birlikte yaptığınız çalışmaları ve uygun
göreceğiniz diğer hususları da onaylı deftere atıfta bulunarak yazabileceğiniz
gibi özet şeklinde yazabilirsiniz. Bir önceki örnekte olduğu gibi aylık
faaliyetlerinizi raporladığınız bir doküman varsa, bu dokümanı, tarih ve kalite
yönetim sistemi numaralarıyla onaylı defterde adres göstermek yeterli
olacaktır. Diğer önemli bir hususta onaylı deftere yazılan konuların yıllık
çalışma planı ile uyumlu olmasıdır. Yıllık değerlendirme raporunu hazırlarken
de onaylı defterde belirttiğimiz hususlara sadık kalmalıyız.
Sonuç olarak iş yerinde uygulanan önleme
politikasına ve İSG yönetim sisteminin kapasitesine uygun aralıklarla onaylı
defter yazılmalıdır. İş yerinde kullanılan kayıt sistemine atıfta bulunmak
onaylı defterin etkinliğini artırır.
Onaylı Defteri
Yazınca İSG Profesyonelinin Tüm Sorumluluğu Ortadan Kalkıyor mu?
Onaylı deftere yazılan tespit ve önerilerin İSG profesyonelinin sorumluluk ve yükümlülüklerini tamamen ortadan kaldırdığı yönündeki düşünce doğru bilinen bir yanlıştır. Onaylı defterin yazılması İSG profesyonelinin görev sorumluluğunu yerine getirdiğini gösterir. Çünkü onaylı defterin yazılması ilgili yönetmeliklerin görevler bölümünde belirtilmiştir. Ama yine ilgili yönetmeliklerin yükümlülükler bölümünde İSG profesyonelleri aşağıdaki hususlarda yükümlü kılınmıştır;
“işverene yazılı olarak bildirilen iş sağlığı ve güvenliğiyle ilgili alınması gereken tedbirlerden acil durdurma gerektiren haller ile yangın, patlama, göçme, kimyasal sızıntı gibi hayati tehlike arz edenleri, belirlenecek makul bir süre içinde işveren tarafından yerine getirilmemesi hâlinde, işyerinin bağlı bulunduğu çalışma ve iş kurumu il müdürlüğüne yazılı olarak bildirmekle yükümlüdürler.”(2,3)
Tamda bu noktada “işverene yazılı olarak bildirilen tedbirler” ifadesi onaylı defteri işaret etmektedir. Yani onaylı deftere yazdığımız veya yazarak atıfta bulunduğumuz tedbirlerden acil durdurma gerektiren haller ile yangın, patlama, göçme, kimyasal sızıntı gibi hayati tehlike arz edenlere özel bir önem vermemiz gerekmektedir. Çünkü bahse konu bu tedbirler işveren tarafından makul bir sürede yerine getirilmezse İSG profesyoneli bu durumu işyerinin bağlı bulunduğu çalışma ve iş kurumu il müdürlüğüne yazılı olarak bildirmekle mükelleftir. Hayati tehlike arz eden tedbirlerin belirlenmesi ve işveren tarafından bu tedbirlerin yerine getirilmesindeki makul sürenin tespiti tamamıyla İSG profesyonelinin inisiyatifine bırakılmıştır.
Bu sebepten bahse konu hayati tehlike arz eden tedbirlerin ve işveren tarafından yerine getirilmesine ilişkin sürenin onaylı deftere açıkça yazılmasının uygun olacağını değerlendiriyoruz. Tabii ki etik olarak işverene bu husus yukarıda açıklandığı şekilde doğrudan açıklanmalı, sürenin sona ermesi halinde çalışma ve iş kurumu il müdürlüğüne yazılı olarak bildirileceği, bu hususun bir yükümlülük olduğu sözlü olarak anlatılmalıdır. Pratik çalışma hayatının olağan akışı içerisinde gerçekleştirilmesi çok zor olan ve daha ziyade işverenle köprülerin atıldığı bir durumu simgeleyen bu hareketin İSG profesyoneline çeşitli sıkıntılar doğurabileceğini de ifade etmekte fayda vardır. Bu konuyu da başka bir yazımıza bırakalım.
Sağlıcakla Kalın Dostlar….
KAYNAKLAR :
1.
İŞ SAĞLIĞI VE
GÜVENLİĞİ HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ
2.
İŞ GÜVENLİĞİ
UZMANLARININ GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE EĞİTİMLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK
3.
İŞYERİ HEKİMİ
VE DİĞER SAĞLIK PERSONELİNİN GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE EĞİTİMLERİ HAKKINDA
YÖNETMELİK
4.
https://www.csgb.gov.tr/isggm/hizmetlerimiz/isg-hizmetleri/ 18.03.2023 /
13:05
5.
İŞ SAĞLIĞI
PROFESYONELLERİ İÇİN ULUSLARARASI ETİK KURALLAR / ICOH