ONAYLI DEFTER NASIL YAZILMALIDIR?

Makalelere dön

Yayınlanma Tarihi: 21 Mart 2023 Salı
Okuma Süresi: 31 dakika




Tamer YENİEL

İSG Profesyoneli

Akredite İSG Eğiticisi

A Sınıfı İGU

Sistem Mühendisi

 

ONAYLI DEFTER NASIL YAZILMALIDIR?

(21 MART 2023)

 

Onaylı defteri çalışma hayatımızda “Tespit ve Öneri Defteri” olarak biliriz. Kırtasiyelerde ve dijital mağazalarda bu isimle satılır. Ama bu defterin hukuki ismi ONAYLI DEFTERDİR. Genellikle işverenlerin önemini ve iş sağlığı ve güvenliği (İSG) çalışanlarının da uygun şekilde yazmayı bilmediği bu defter hukuki değeri olan bir evraktır. Bu sebepten güzel Türkçemizin dilbilgisi kurallarına uygun şekilde ve İSG mevzuatında da yer bulacak bir anlamla yazılmalıdır. Öncelikle onaylı defteri tanıyarak işe başlayalım.

Onaylı defter: İşyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından yapılan tespit ve tavsiyeler ile gerekli görülen diğer hususların yazıldığı, seri numaralı ve sayfaları bir asıl iki kopyalı şekilde düzenlenmiş her işyeri için tek olan defteri ifade eder. Onaylı defter işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri veya noterce her sayfası mühürlenmek suretiyle onaylanır. Onaylı defter yapılan tespitlere göre iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ile işveren tarafından birlikte veya ayrı ayrı imzalanır. Onaylı deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş sayılır.Onaylı defterin asıl sureti işveren, diğer suretleri ise iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından saklanır. Defterin imzalanması ve düzenli tutulmasından işveren sorumludur. Teftişe yetkili iş müfettişlerinin her istediğinde işveren onaylı defteri göstermek zorundadır. Ortak sağlık ve güvenlik birimlerince (OSGB) görevlendirilen işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından saklanması gereken onaylı defter suretleri ortak sağlık ve güvenlik birimi arşivinde tutulur ve istenmesi halinde denetime yetkili memurlara gösterilir.

İşyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı, görevlendirildiği işyerinde yapılan çalışmalara ilişkin tespit ve tavsiyeleri ile görevlerine ilişkin hususlara ait çalışmalarını ve gerekli gördükleri diğer hususları onaylı deftere yazarlar. (1) Mevzuatımızda onaylı deftere ilişkin geçen hususlar bunlardır. Özellikle onaylı deftere yazılan hususların işverene tebliğ edilmiş sayılacağı ve onaylı defterin düzenli tutulmasından işverenin sorumlu olduğu hususları önem arz etmektedir.

Bu defterin nasıl yazılacağına geçmeden önce iş mahkemelerinde görülen iş kazası davalarında yapılan büyük bir hatayı da iletmekte fayda görüyorum. Mahkeme tarafından atanan bilirkişilerin hazırladıkları raporlarda, onaylı defterin varlığı araştırılmadan iş güvenliği uzmanları tespit ve önerilerde bulunmadıkları yönünde kusurlu bulunmaktadırlar. Bu trajikomik değerlendirmeleri yapan bilirkişilerin, iş güvenliği uzmanı olması ise oldukça düşündürücüdür. Çok basit bir mantıkla olmayan bir defterin yazılmasının imkânı yoktur. Ayrıca tespit ve önerilerin başka bir dokümanla gösterilmesi ve raporlanması da mümkünken, çoğu zaman bunu bile araştırma yoluna gitmeyerek ve sanki onaylı defterin iş yerinde bulundurulma ve düzenlenme sorumluluğu iş güvenliği uzmanına aitmişcesine raporların düzenlenmesi çok can sıkıcıdır.

Pratik çalışma hayatında yaşanan bu tür sıkıntıları bir yana bırakarak şimdi konumuza dönelim. Onaylı defteri nasıl yazmalıyız? Bununla ilgili etik kurallar var mıdır? Ne kadar sürede bir yazmalıyız? Yazınca İSG personelinin tüm sorumluluğu ortadan kalkıyor mu? Bu soruların cevabını hem mevzuatımızda hem de tecrübe ve deneyimlerimizde arayacağız.

Onaylı Defter Ne Kadar Sürede Bir Yazılmalıdır?

Mevzuatımızda onaylı defterin ne kadar bir süre aralığında yazılması gerektiği belirtilmemiştir. Sadece düzenli tutulmasından ve imzalanmasından işverenin sorumlu olduğu belirtilmektedir. Ayrıca iş sağlığı ve güvenliği genel müdürlüğünün yayınlamış olduğu OSGB Hizmet Yönetim Rehberi Kontrol Listesinde (4)OSGB’lerin hizmet sundukları işyerleri için kullanılacak kontrol formu yayınlanmıştır. Kontrol formundaki sorulardan biri de “Onaylı defter suretleri her işyeri ziyaretinde iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından düzenli olarak tutuluyor mu?” sorusudur.

Eğer kontrol formundaki bu soruyu esas alırsak iş yeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı iş yerini her ziyaret edişinde onaylı defteri yazması gerekmektedir. Ama eğer tam zamanlı görev yapıyorlarsa, yani devamlı iş yerinde görev yapıyorlarsa iş yeri yönetiminin benimseyeceği bir zaman aralığında onaylı defterin yazılması gerekecektir. Tüm bu hususlara rağmen onaylı defterin ayda en az bir defa yazılması gerektiğini, böylelikle en az aylık bazda isg faaliyetlerinin kayıt altına alınmasının uygun olduğunu değerlendiriyorum.

Onaylı Defter Etik Olarak Nasıl Yazılmalıdır?

İş sağlığı ve güvenliği profesyonellerinin, çalışan, işveren, toplum, halk sağlığı ve sosyal güvenlik ve adalet makamları gibi diğer kurumlara karşı karmaşık ve kimi zaman çalışma yaşamındaki bu taraflar nedeniyle birbiriyle çelişen sorumlulukları vardır. Mevzuat gereği kurulan İSG hizmet birimlerindeki artış sonucu, İSG alanında çalışanların sayılarında büyük bir artış yaşanmıştır. Tüm bu nedenlerden dolayı uluslararası bir İSG etiğinin oluşması şarttır. Şu an bu eksikliği ICOH (İş Sağlığı Uluslararası Komisyonu Genel Sekreterliği) tarafından yayınlanmış ve en son 2002 yılında güncellenmiş olan, “İş Sağlığı Profesyonelleri İçin Uluslararası Etik Kurallar” rehberi (5) gidermektedir.

Bu rehberi onaylı defteri nasıl yazmalıyız sorusuyla incelediğimiz zaman, İSG profesyonellerinin, işverenlerin iş sağlığı ve güvenliği alanındaki sorumluluklarını yerine getirmelerinde olduğu gibi, işçilerin işe ilişkin sağlıklarını koruma ve destekleme konusunda da yeterli ve dürüst önerilerde bulunmalarının ve bulundukları yerlerde, güvenlik ve sağlık kurulları ile doğrudan ilişkide bulunmayı sürdürmeleriningerektiği hususunun aradığımız cevabı karşıladığını söyleyebiliriz.

Şöyle ki; İSG profesyonellerinin yeterli ve dürüst önerilerde bulunabilmeleri için İSG kurullarıyla ve dolayısıyla işverenle doğrudan ilişkide bulunmaları gerekmektedir. Yani tespit ve öneri yaparken mutlaka çalışan katılımı sağlanmalı ve işveren ile yüz yüze görüşülmelidir. Doğrudan bir ilişki kurulması demek sözlü bir iletişim kurulması manasına gelir.

O zaman sorumuza rahatlıkla şu cevabı verebiliriz. İSG profesyonelleri onaylı deftere yazacakları tespit ve önerileri çalışanlar ve işverenle görüşerek belirlemeli ve üzerinde mutabık kaldıkları tespit ve önerileri onaylı deftere yazmalıdırlar. Yani sadece mevzuat bilgisiyle, işveren ve çalışanların haberi olmadan, iş yerinin önleme politikasına aykırı ve tek taraflı tespit ve önerilerin onaylı deftere yazılması İSG etiğine aykırıdır diyebiliriz.

Onaylı Defteri Nasıl Yazmalıyız?

İşyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanlarının, görevlendirildikleri işyerinde yapılan çalışmalara ilişkin tespit ve tavsiyeleri ile görevlerine ilişkin hususlara ait çalışmalarını ve gerekli gördükleri diğer hususları onaylı deftere yazabilecekleri önceden de belirttiğimiz üzere mevzuatımızda (2,3) yer almaktadır. Burada onaylı deftere yazılabilecek üç husus aşağıda belirtilmiştir.

Ø    İş yerinde yapılan çalışmalara ilişkin tespit ve tavsiyeler

Ø    Görevlerine ilişkin hususlara ait çalışmalar

Ø    Gerekli gördükleri diğer hususlar

Bu hususları incelediğimiz zaman, onaylı deftere sadece tespit ve öneri defteri demek haksızlık olacaktır. Görüldüğü üzere sadece tespit ve tavsiyelerin değil, İSG profesyonelinin uygun göreceği hususlar ve çalışmaların da onaylı deftere yazılması gerekmektedir. Tabii ki bu kayıt altına alma işlemi, sorumluluktan kurtulma içgüdüsüyle her şeyin yazılması anlamına gelmemektedir.

İSG yönetim sistemi, her işyerinin önleme politikasına uygun oluşturulacak yeterli bir kayıt sistemini bünyesinde barındırır. Onaylı deftere yazarken bu kayıt sistemine atıflarda bulunarak kısa ve öz önermeler kullanılabilir. Örnek olarak; görev yaptığınız iş yerinde işverene aylık olarak tespit ve önerilere ilişkin yazılı bir raporlama yaptığınızı farz edelim. Onaylı deftere, “…… tarihli ….. sayılı İSG faaliyet raporu ile işveren ….. beye/ hanıma …..adet tespit önerileriyle birlikte sunulmuştur.” şeklinde yazmak oldukça uygun ve şıktır. Yani tespitlerinizi ve önerilerinizi uzun uzun yazma zahmetinden böylelikle kurtulmuş oluyorsunuz.

Bununla birlikte yaptığınız çalışmaları ve uygun göreceğiniz diğer hususları da onaylı deftere atıfta bulunarak yazabileceğiniz gibi özet şeklinde yazabilirsiniz. Bir önceki örnekte olduğu gibi aylık faaliyetlerinizi raporladığınız bir doküman varsa, bu dokümanı, tarih ve kalite yönetim sistemi numaralarıyla onaylı defterde adres göstermek yeterli olacaktır. Diğer önemli bir hususta onaylı deftere yazılan konuların yıllık çalışma planı ile uyumlu olmasıdır. Yıllık değerlendirme raporunu hazırlarken de onaylı defterde belirttiğimiz hususlara sadık kalmalıyız.

Sonuç olarak iş yerinde uygulanan önleme politikasına ve İSG yönetim sisteminin kapasitesine uygun aralıklarla onaylı defter yazılmalıdır. İş yerinde kullanılan kayıt sistemine atıfta bulunmak onaylı defterin etkinliğini artırır.

Onaylı Defteri Yazınca İSG Profesyonelinin Tüm Sorumluluğu Ortadan Kalkıyor mu?

Onaylı deftere yazılan tespit ve önerilerin İSG profesyonelinin sorumluluk ve yükümlülüklerini tamamen ortadan kaldırdığı yönündeki düşünce doğru bilinen bir yanlıştır. Onaylı defterin yazılması İSG profesyonelinin görev sorumluluğunu yerine getirdiğini gösterir. Çünkü onaylı defterin yazılması ilgili yönetmeliklerin görevler bölümünde belirtilmiştir. Ama yine ilgili yönetmeliklerin yükümlülükler bölümünde İSG profesyonelleri aşağıdaki hususlarda yükümlü kılınmıştır;

“işverene yazılı olarak bildirilen iş sağlığı ve güvenliğiyle ilgili alınması gereken tedbirlerden acil durdurma gerektiren haller ile yangın, patlama, göçme, kimyasal sızıntı gibi hayati tehlike arz edenleri, belirlenecek makul bir süre içinde işveren tarafından yerine getirilmemesi hâlinde, işyerinin bağlı bulunduğu çalışma ve iş kurumu il müdürlüğüne yazılı olarak bildirmekle yükümlüdürler.”(2,3)

Tamda bu noktada “işverene yazılı olarak bildirilen tedbirler” ifadesi onaylı defteri işaret etmektedir. Yani onaylı deftere yazdığımız veya yazarak atıfta bulunduğumuz tedbirlerden acil durdurma gerektiren haller ile yangın, patlama, göçme, kimyasal sızıntı gibi hayati tehlike arz edenlere özel bir önem vermemiz gerekmektedir. Çünkü bahse konu bu tedbirler işveren tarafından makul bir sürede yerine getirilmezse İSG profesyoneli bu durumu işyerinin bağlı bulunduğu çalışma ve iş kurumu il müdürlüğüne yazılı olarak bildirmekle mükelleftir. Hayati tehlike arz eden tedbirlerin belirlenmesi ve işveren tarafından bu tedbirlerin yerine getirilmesindeki makul sürenin tespiti tamamıyla İSG profesyonelinin inisiyatifine bırakılmıştır.

Bu sebepten bahse konu hayati tehlike arz eden tedbirlerin ve işveren tarafından yerine getirilmesine ilişkin sürenin onaylı deftere açıkça yazılmasının uygun olacağını değerlendiriyoruz. Tabii ki etik olarak işverene bu husus yukarıda açıklandığı şekilde doğrudan açıklanmalı, sürenin sona ermesi halinde çalışma ve iş kurumu il müdürlüğüne yazılı olarak bildirileceği, bu hususun bir yükümlülük olduğu sözlü olarak anlatılmalıdır. Pratik çalışma hayatının olağan akışı içerisinde gerçekleştirilmesi çok zor olan ve daha ziyade işverenle köprülerin atıldığı bir durumu simgeleyen bu hareketin İSG profesyoneline çeşitli sıkıntılar doğurabileceğini de ifade etmekte fayda vardır. Bu konuyu da başka bir yazımıza bırakalım.

Sağlıcakla Kalın Dostlar….

KAYNAKLAR               :

1.                   İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ

2.                   İŞ GÜVENLİĞİ UZMANLARININ GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE EĞİTİMLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK

3.                   İŞYERİ HEKİMİ VE DİĞER SAĞLIK PERSONELİNİN GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE EĞİTİMLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK

4.                   https://www.csgb.gov.tr/isggm/hizmetlerimiz/isg-hizmetleri/   18.03.2023 / 13:05

5.                   İŞ SAĞLIĞI PROFESYONELLERİ İÇİN ULUSLARARASI ETİK KURALLAR / ICOH